PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Dewasa ini
kemajuan teknologi dunia sudah sangat pesat sekali,dari tiap tahun ke tahun
pasti mengalami perubahan yang hebat pada kehidupan. Apalagi di indonesia saat
ini sedang mengalami perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat
dan sudah banyak sekali sudah perusahaan-perusahaan besar yang berdiri.
Sehingga banyak perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil berlomba-lomba
untuk menerapkan teknologi yang ada maka dari itu Setiap perusahaan itu
pastinya akan memiliki cabang-cabang perusahaan. Alangkah repotnya dunia
apabila tidak ada teknologi internet yang dipakai, internet ini juga
mengurangi batasan jarak dan jauh. Pada banyak perusahaan besar, tersebut
pastinya akan memiliki kantor – kantor cabang yang tersebar di banyak tempat.
Kantor – kantor tersebut tentu memiliki kebutuhan untuk saling berhubungan
antara satu dengan yang lainnya. Oleh sebab itu pada jaringan komputer,
solusi yang pertama yang biasa digunakan adalah dengan membangun suatu
jaringan privat atau pribadi yang menghubungkan seluruh kantor cabang yang ada
dengan cabang – cabang lainnya dan juga dengan kantor pusatnya, jaringan ini
yang biasa disebut dengan Wide Area Network (WAN) mempunyai cakupan terluas,
bahkan dapat dikatakan mencakup seluruh dunia. Secara umum office automation
dapat didefinisikan sebagai otomosasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan
secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga
dokumen yang dipergunakan dalam bentuk yang dipergunakan dalam proses bisnis
tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk electronik. Definisi
kantor secara konvesional adalah sebuah ruang tempat bekerja dan umumnya
identik dengan alamat serta nomor telepon. Internet telah menjadi bagian
revolusi kantor saat ini.
Alamat
fisik kantor telah menjadi alamat situs dan sistem komunikasi digantikan dengan
email serta chat yang lebih interaktif. Kemampuan office automation untuk
menghubungkan orang secra elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan
kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimana pun pegawai
berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya. Umumnya
kantor online yang ada saat ini adalah yang berorientasi pada profit atau
bergerak pada kegiatan bisnis online sebagaimana kita ketahui bersama bisnis
menurut kecepatan, kecermatan, dan ketelitian yang tinggi sehingga
produktifitas akan meningkat seiring naiknya profit perusahaan.
Virtual
office (kantor maya) adalah suatu fasilitas dimana semua file akan tersimpan
secara online dan dapat digunakan secara bersama – sama dalam satu waktu
ditempat yang berbeda atau di waktu yang berbeda di tempat berbeda sehingga
lebih produktifdan flexibel. 1964, teknologi computer diaplikasikan dalam
pekerjaan kantor ketika IBM memperkenalkan magnetic tape typewriter. Aplikasi
ini disebut pengolahan kata (word processing) dan merupakan awal dari Otomatisasi
Kantor (Office Automation)
Sistem
informasi manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun 1960an. SIM
ada yang memandang sebagai sentral, namun pada prakteknya SIM merupakan
perkembangan atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat bawah.
Dalam tahun 1970an Sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan bantuan untuk
tugas pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di
organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh personel di
organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan
manajer menengah dan bawah.
Karena beberapa alasan dukungan yang diberikan
DSS kepada eksekutif hanyalah sedikit, maka dalam pengembangannya muncullah
Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau Sistem Penunjang Eksekutif (ESS).
2. RUMUSAN MASALAH
- Apa gagasan yang mendasari adanya kantor maya tersebut ?
- Mengapa gagasan ini ada dalam kantor maya tersebut ?
- Bagaimana awal mula Sistem Informasi Eksekutif itu ?
- Bagaimana cara membuat kantor maya tersebut ?
- Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif ?
- Apa kegunaan informasi eksekutif itu ?
- Apa sajakah sumber informasi eksekutif itu ?
- Strategi apa yang digunakan dalam virtual office tersebut ?
3. TUJUAN PENULISAN
a. Tujuan Khusus :
- Bagi para mahasiswa dapat memahami virtual office digunakan dalam perkantoran dengan mengelolah file – file yangdibutuhkan.
- Mahasiswa dapat bisa mengerti perbedaan antara tugas eksekutif dengan tugas manajer tingkat yang lebih rendah.
- Mahasiswa dapat memahami sifat umum sistem informasi eksekutif, darimana asalnya informasi dan berbentuk apa itu informasi tersebut.
- Mahasiswa bisa mengambil keuntungan dan kerugian dari kegunaan virtual office.
b. Tujuan Umum :
- Bagi para pembaca, dapat memahami lebih dalam kegunaan dari virtual office bagi yang sedang membuka perkantoran dengan tekhnologi informasi, seperti online.
- Para pembaca pun dapat memilih software sistem informasi eksekutif tersbut.
- Para pembaca juga mempunyai gagasan yang baik mengenai trend Virtual Office dan SIE di masa yang akan datang.
4. MANFAAT PENULISAN
- Dalam penyusunan makalah ini, kami tim penulis atau kelompok yang membahas tentang Virtual Office dan Sistem Informasi Eksekutif, berharap dalam makalah ini bisa bermanfa’at untuk jangka panjang maupun jangka pendeknya sebagai informasi yang sangat berharga.
- Dalam virtual office ini berguna sekali untuk perkantoran yang biasa memakai tekhnologi informasi dalam sehari – hari.
- Dalam sistem informasi eksekutif pun dapat diambil banyak manfa’atnya, dengan memilah – milah atau memilih software SIE.
BAB
II
PEMBAHASAN
1.
PENGERTIAN
VIRTUAL OFFICE
Virtual
Office adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang memungkinkan
untuk menggunakan alamat virtual office tersebut sebagai alamat bisnis. Segala
macam surat ataupun keperluan bisnis akan diteruskan ke alamat bisnis yang
sebenarnya secara online. Virtual office (kantor maya) adalah suatu fasilitas
dimana semua file akan tersimpan secara online dan dapat digunakan secara
bersama – sama dalam satu waktu ditempat yang berbeda atau di waktu yang
berbeda di tempat berbeda sehingga lebih produktifdan flexibel. Perkantoran
Maya secara umum dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang
sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven)
sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk
hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.
2.
FAKTOR
GAGASAN VIRTUAL OFFICE MUNCUL
Konsep
virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham,
Negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep
konvesional di mana sebuah kantor dengan computer mainframe yang menyimpan data
base maupun mengelolah penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok
salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing – masing, di
mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja.
Adanya gagasan tentang virtual office
dikarenakan kesibukan orang yang semakin banyak, dan tidak mungkin ada di dua
tempat. Oleh karena itu, orang mulai memikirkan bagaimana bisa mengurus banyak
bisnis sekaligus tanpa menggunakan banyak waktu dan biaya untuk pertemuan
langsung.
Apalagi
jika bisnis itu bertaraf internasional sampai ke lain benua. Dan pekerjaan
kantor dapat dilakukan pada lokasi geografis manapun selama tempat kerja
tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi
elektronik. Kantor maya muncul karena perkembangan tekhnologi computer yang
semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah
– pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya
telepon seluler semakin diperlukan.
Pemanfaatan
sarana komunikasi jaringan internet untuk melakukan hal – hal yang sifatnya
teleprocessing (ATM dan e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kantor – kantor besar mendorong tumbuhnya kantor maya,
sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik,
kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
3.
CARA
PEMBUATAN VIRTUAL OFFICE
•
Cara membuat virtual office atau kantor maya, yaitu dengan :
1.
Masuk
ke http://www.kampusok.com dan klik virtual office.
2.
Login
dengan Username dan Password KMail anda.
3.
Setelah
Username dan Password benar maka masuk ke menu virtual office.
4.
Untuk
membuat Folder Baru, klik New > Folder.
5.
Klik
New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan <Enter>.
6.
Jika
anda ingin mengorganisasikan file dalam folder tertentu Klik > Ceklis
file yang ingin dipindahkan > Folder Tujuan > Move to Folder.
7.
Untuk
mengupload file klik > Menu Upload di sebelah menu New stelah itu klik
Browse > Upload File.
8.
ika
upload berhasil maka tampil isi file, jika masih ada perubahan file silahkan
rubah setelah itu klik > tombol Save & Close untuk menutup editor.
9.
Untuk
berbagi File Beri Cek List file yang ingin digunakan bersama – sama, setelah
itu > To Kotak > To Masukan alamat e-mail yang dari KMail.
10.
Pilih
> As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah atau menambah atau
menghapus file dan pilih > As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat tidak
bisa merubah atau menambah ataupun menghapus.
11.
Setelah
itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik > Send
Invitations.
12.
Kilk
> Nama file yang diinginkan jika ingin merubah atau menghapus dan menambah
isi file.
13.
Jika
ingin mendiskusikan file yang sedang sesuatu klik > Menu Discuss yang berada
di sebelah kanan.
14.
Untuk
Download File Ceklist lalu dari Menu Virtual Office klik > More Actions >
Save As. Pilih type penyimpanan sesuai kebutuhan.
4.
KEUNTUNGAN
DAN KERUGIAN DARI VIRTUAL OFFICE
·
Keuntungan
dari penggunaan virtual office sebagai berikut :
1.
Mengurangi
biaya fasilitas.
2.
Mengurangi
biaya peralatan.
3.
Jaringan
komunikasi formal.
4.
Mengurangi
work stoppages.
5.
Kontribusi
sosial.
·
Kerugian
dari penggunaan virtual office sebagai berikut :
1.
Kurangnya
rasa memiliki.
2.
Ketakutan
kehilangan pekerjaan.
3.
Moral
rendah.
4.
Tekanan
keluarga.
5.
STRATEGI
PEMBUATAN VIRTUAL OFFICE
·
Strategi
yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
1.
Menyediakan
sumberdaya computer.
2.
Menyediakan
akses ke sumberdaya informasi.
3.
Menyediakan
perlengkapan nonkomputer.
4.
Mengatur
penerusan panggilan telepon.
5.
Menggunakan
konferensi telepon.
6.
Menjadwalkan
pertemuan regular.
7.
Mengikuti
pekerjaan rutin.
·
Selain
hal – hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana akonomis dalam
kantor maya yaitu :
1. Informasi, menjadi komoditas yang
sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam
kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database
perusahaan.
2. Ide, dapat disebarluaskan
segera didiskusikan ke seluruh kelompok pengambil keputusan delam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang – ruang diskusi (board service).
3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan
informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi
yang bersifat terbuka.
6.
SISTEM
INFORMASI EKSEKUTIF
Istilah
eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan
jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada
sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer
pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan
para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu
bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif
dari tugas tersebut.
·
Beberapa
pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :
1.
Menurut
Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama:
merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan.
Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi
lain oleh tingkat yang lebih rendah.
2.
Peran-peran
manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya
berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah
negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam
menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding
tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.
3.
Agenda
dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif
mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a)
menetapkan agenda – tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah,
dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara
orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan
lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja
mencapai agenda itu.
Pikiran manajer
sering dipandang sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof.
Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok
umum masalah: bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani
sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering
melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali
ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat keputusan rasional,
tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian
langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
·
Sistem
Informasi Eksekutif berada di puncak sistem – sistem informasi fungsional,
menyediakan informasi bagi eksekutif.
·
Sistem
Informasi Eksekutif didefinisikan sebagai: Sistem terkomputerisasi yang memberi
eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan
dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.
7.
KEBUTUHAN
INFORMASI EKSEKUTIF YANG UNIK
Eksekutif
memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik,
mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif.
1. Penelitian Mintzberg : orang pertama
melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5
kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%,
panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal
59%, dan kunjungan 3%.
2. Penelitian Jones dan Mc. Cleod :
penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif
tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden
direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil
presiden direktur perpajakan. Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan
:
·
Berapa
banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua minggu eksekutif dan
sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif.
Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun: laporan
komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dan
sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
·
Apa
nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa nilai) hingga 10
(maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam tingkat nilai yang
diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden
direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
·
Apa
sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi
juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber
yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan
informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung dibawah
eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.
·
Media
apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif? Media tertulis
mencapai 61% dari jumlah transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya
komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif, tiga
media yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan
telepon) mencapai 60% transaksi.
·
Apa
kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para eksekutif memberikan
suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut
mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Penggunaan
informasi: penanganan gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya
17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui 6%.
§ Ada tiga penemuan penelitian yang
paling menonjol :
a.
Sebagian
besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi
intern diberi nilai lebih tinggi.
b. Sebagian besar informasi eksekutif
berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
c.
Para
eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer. Tidak
ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis komputer.
3. Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar
untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian
Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya
dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16
perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO –
menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling
berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries.
Istilah Sistem Informasi Eksekutif
(SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para
peneliti tersebut menemukan :
·
Tujuan
sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan
dan pengendalian.
·
Inti
data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan,
pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa
depan.
·
Dua
metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif
untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan
analisis pribadi atas data.
·
Organisasi
pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih Sistem Informasi Eksekutif dan
sopir Sistem Informasi Eksekutif. Pelatih Sistem Informasi Eksekutif adalah
anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang
menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir Sistem Informasi Eksekutif
adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
8.
MENEMPATKAN
KOMPUTER DALAM PERSPEKTIF
Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara
proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di
tingkat lain. Alasannya: (1) masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur,
oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer; (2) eksekutif
lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini :
·
Penggunaan
komputer adalah sesuatu yang pribadi;
·
Informasi
komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang
eksekutif.
9.
SARAN
– SARAN UNTUK MEMPERBAIKI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan
peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan
:
1.
Mencatat
transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam
database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab
setiap pertanyaan.
2.
Merangsang
sumber – sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber
bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
3.
Memanfaatkan
peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus
meraihnya.
4.
Menyesuaikan
sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif
memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
5.
Memanfaatkan
teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi
mereka dan akan mempertimbangkancara apapun untuk memperbaikinya.
10. SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS
KOMPUTER
Sistem informasi eksekutif (executive information system),
atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif
mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan
mudah dan dalam berbagai tingkat. Para eksekutif membangun EIS atas dasar
konsep – konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor
– faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by
exception, dan model mental.
§ Faktor-faktor penentu keberhasilan Tahun
1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor
keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan
lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success
factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan
pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah
pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil
administratif, dan inovasi menciptakan produk – produk asuransi.
§ Management by exception Tampilan
layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan
membandingkan kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak
EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
§ Model mental Peran utama EIS adalah
membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk
meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan
informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau
model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid
menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk
membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan
tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas
semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”
11. KEPUTUSAN PENERAPAN EIS
Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan
yang perlu dilakukan:
1.
Perlukah
kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan
sistem yang ada sekarang.
2.
Jika
jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap
pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan
eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
3.
Jika
tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat
lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan
perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).
§ Perangkat lunak produktivitas
perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang
untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet
elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
§ Perangkat lunak EIS siap pakai:
khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Contoh S/W awal
EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari
Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah
banyak ada.
12. FAKTOR – FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
EIS
Rockart dan Delong mengidentifikasi
8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1.
Sponsor
eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik
CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong
penerapannya.
2.
Sponsor
operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih
rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan
eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu
terlaksana.
3.
Staf
jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga
mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4.
Teknologi
informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.
5.
Manajemen
data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam
dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan
bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6.
Kaitan
yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah
spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7.
Manajemen
atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya
untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal
tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk
mengatasi masalah tersebut.
8.
Manajemen
atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai
menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang
sama.
13. TREND EIS MASA DEPAN
1.
Penggunaan
EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.
2.
Terdapat
kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah.
3.
SIM
dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.
4.
Eksekutif
akan menjaga komputer dalam perspektif.
§ Kebanyakan EIS menunjukkan:
1.
Sesuaikan
dengan pemakai eksekutif perorangan
2.
Mengekstraksi,
menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting
3.
Memberikan
akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu
memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang
berada di bawah data yang teringkas)
4.
Mengakses
dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas
5.
Bersifat
user-friendly dang menggunakannya hanya dibutuhkan ketrampilan yang sedikit
tanpa pelatihan
6.
Digunakan
secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara)
7.
Menampilkan
informasi grafik, tabuler dan/atau tekstual
Sedangkan
Sistem Penunjang Eksekutif (ESS) biasanya mengacu pada sistem yang memiliki set
kemampuan yang lebih dari EIS. EIS mempunyai konotasi yang memberikan
informasi, sedangkan istilah ESS berkonotasi memberikan kemampuan dukungan yang
lain selain memberikn informasi.
§ Selain kemampuan yang ada pada EIS,
dalam ESS mempunyai kemampuan tambahan diantaranya:
1.
Memberikan
dukungan kepada komunikasi elektronik (mis:Email, computer conferencing, dan
word proccesing)
2.
Mempunyai
kemampuan analisa data
3.
Mempunyai
alat pengorganisasian
Kemampuan
tambahan tersebut biasanya berada sebagai pilihan atau option pada menu utama.
EIS timbul akibat adanya kegagalan dalam memberikan dukungan komputer terhadap
eksekutif. Hal tsb disebabkan antara lain:
1.
Para
eksekutif yang tidak mengikuti perkembangan komputer, sehingga kesulitan dalam
menggunakan komputer.
2.
Senior
eksekutif yang mempunyai waktu yang padat, sehigga tidak mau menggunakan sistem
yang memerlukan pelatihan terlebih dahulu.
3.
Kesulitan
dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih
responsif dari pada manusia atau personel staffnya.
§ Pengembangan EIS dapat terjadi
akibat:
a. Dapat memenuhi kebutuhan informasi
bagi eksekutif senior
b.
Harus
dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun
teknis
c.
Harus
mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti)
1. Tekanan eksternal, yang berasal dari
lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah,
dll), persaingan yang meningkat serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.
2. Tekanan internal meliputi adanya
kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya
keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk
dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.
BAB III
PENUTUP
1.
KESIMPULAN
Virtual
Office dan Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat
penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Virtual office (kantor
maya) dapat menyediakan suatu fasilitas dimana semua file akan tersimpan secara
online dan dapat digunakan secara bersama – sama dalam satu waktu ditempat yang
berbeda atau di waktu yang berbeda sehingga lebih produktif dan flexibel.
Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan sistem terkomputerisasi yang
memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang
relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.
2.
SARAN
DAN KRITIK
Dalam
sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang
untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat
umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem
pengaman data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data
yang bersifat rahasia tersebut.
Sumber
:
TUGAS CASE STUDY
Dalam
latihan ini anda akan menerapkan konsep-konsep kantor maya pada penggunaan lab
komputer dikampus anda. Kebanyakan perguruan tinggi memiliki lab komputer yang
di gunakan oleh para mahasiswa. Lab-lab ini akan mendukung tugas mata kuliah,
berlokasi dikampus, memiliki jam-jam operasi yang berbeda-beda memberikan akses
untuk printer, menawarkan akses atas bantuan dalam menggunakan komputer dan
peranti lunak, dan memberikan unsur-unsur pendidikan lainnya. Akan tetapi
mayoritas mahasiswa dengan ini memiliki akses ke komputer dan jaringan di luar
kampus dan asrama-asrama.
Pertanyaannya
menjadi, keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus
perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi
mahasiswa?
Anda
mungkin ingan memmbuat satu spreadsheet untuk melakukan perbandingan sehingga
anda dapat mendokumentasikan estimasi yang anda buat dan juga melakukan
perubahan-perubahan untuk mengukur pengaruh ekonomi dari perubahan pada estimasi
anda.
Pastikan anda memasukkan paling sedikit unsur-umsur berikut
ini :
1.
Biaya pembelian sebuah komputer dan
printer bagi seorang mahasiswa
2.
Biaya mahasiswa dapat akses ke
internet
3.
Biaya lab komputer
(dikalikan dengan jumlah lab yang
didanai oleh Perguruan tinggi)
a) Biaya peranti keras komputer
b) Biaya peranti lunak komputer
c)
Biaya asisten lab
d) Biaya printer, kertas dan catridge
tinta
e) Biaya pendanaan perguruan tinggi
Buatlah satu daftar untuk
biaya-biaya situasi komputasi saat ini di kampus anda dan daftar kedua untuk
biaya-biaya yang didasarkan atas kampus yang berpindah ke komputasi maya bagi
para mahasiswanya.
Hasil
Studi Kasus "Kantor Maya"
Secara umum Office Automation dapat
didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan
secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga
dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk
hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.
Keuntungannya:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Empat keuntungan yang pertama adalah
yang diterima perusahaan, yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang
tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik.
Kerugiannya:
1. Rasa tidak memiliki
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga
semua kerugian adalah kerugian
pegawai. agar implementasi office automation berhasil, perusahaan harus
memperhatikan faktor-faktor tersebut.
Strategi Implementasi:
1.Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan sumber daya ke akses
informasi
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer
4. Gunakan konferensi telepon atau
video
5. Jadualkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
lima strategi yang pertama tanggung
jawab perusahaan. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai
Pertanyaannya menjadi,
keunggulan ekonomis apakah yang
dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya
untuk kebutuhan komputasi mahasiswa?
Kondisi yang terjadi:
Jumlah mahasiswa = 380 orang
Jumlah Komputer yang disediakan = 30
unit
Pemasukan diambil dari biaya SPP
mahasiswa
Sistem anggaran dihitung dalan kurun
waktu pertama, untuk tahun pertama
Pemasukan Biaya:
1 Mahasiswa = Rp1.500.000, - untuk biaya perkuliahan semester 1 Jadi …
380 X Rp 1.500.000, - = Rp
57.000.000,-
Konsep Kantor Maya disini adalah:
Bagaimana mahasiswa dapat
menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi
untuk dapat menunjang kegiatan
belajar. Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan
oleh Perguruan Tinggi, tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab.
Super wpis. Pozdrawiam
BalasHapus